10 choses à faire maintenant pour optimiser vos recrutements

Recruter, c’est un métier. On s’en rend généralement compte quand on peine à recruter, que l’on soit au sein d’un service RH en entreprise ou dans un cabinet externe. Beaucoup atterrissent dans le recrutement un peu par hasard : partie méprisée des RH qui préféreraient faire autre chose, façon de débuter sa carrière pour des étudiants d'Ecole de Commerce ou de Psychologie du Travail... Alors, comment faire pour optimiser vos recrutements de façon simple ? 10 choses à faire maintenant !  

1) Définissez vos besoins de façon précise

Ne vous lancez pas dans un recrutement sans avoir au préalable établi une liste de ce que vous recherchez. Vous perdrez du temps en tâtonnant ! Par exemple, identifiez des compétences. Comment faire en pratique ? Listez 10 à 15 compétences que votre candidat idéal posséderait. Pour vous aider, quelques indications sur les compétences : Une compétence commence par un verbe d’action. Par exemple : rédiger, déterminer, évaluer, négocier, animer, conduire… « Rigueur » ne sera pas une compétence, par contre « Planifier des rendez-vous de façon rigoureuse » en sera une. Une compétence est toujours contextualisée, et donc, mesurable. C’est-à-dire que vous pouvez définir un niveau de maîtrise de la compétence, allant de 1 (débutant) à 4 (référent) par exemple pour chaque compétence. Votre future recrue n’a pas besoin d’être bon en tout – bon en tout peut dire bon à rien !  Il vaut mieux être expert dans une ou deux compétences et avoir des bases dans d’autres, que d’être moyen en tout. Tout dépend de vos objectifs. Si on reprend quelques verbes donnés plus haut, une liste de compétences pourrait ainsi donner : Rédiger un appel d’offres Déterminer un coût de revient Négocier un contrat Animer une réunion… Pour trouver ces compétences, posez-vous la question : « si cette personne partait demain, de quoi aurait-on besoin pour que l’entreprise continue de fonctionner ? » Demandez aussi à la personne en poste et à ses collègues.    

2) Evaluez les compétences de vos candidats

L’évaluation des compétences va permettre de vous faire gagner en objectivité et en performance. Et donc d'optimiser vos recrutements. Et c’est tout de suite plus facile si vous avez suivi le point n°1 de cet article :) Tout le monde ne peut pas passer par un assessment center ou faire faire un essai à la personne. Alors vous pouvez aussi plus simplement faire des mises en situation pour vos candidats. Pour un candidat à un poste de chargé de recrutement qui doit mener des entretiens, on peut tout à fait imaginer la situation suivante : on lui donne une fiche de poste, le CV d’un candidat que l’on va jouer, une trame d’entretien et on demande à la personne d’animer l’entretien de recrutement. Par contre on évite d'utiliser les candidats pour faire avancer des dossiers... Du style : rédiger toute une proposition suite à une situation donnée, avec chiffrage et moyens mis en place, extrêmement poussée. Attitude déjà vue et pas correcte. Evaluer les compétences, oui. Faire du travail dissimulé, non. Et le tout est de bien faire en sorte d’évaluer précisément ce que l’on souhaite évaluer, et pas autre chose. Si je demande au candidat « quel est votre plus grand défaut dont vous n'osez parler à personne ? », est-ce que j’évalue sa personnalité ou sa capacité à répondre à une question qui le met potentiellement mal à l’aise ?  

3) Ne soyez pas trop exigeant(e)

Vous pouvez vous définir des besoins précis, identifier le profil du candidat idéal, mais ne rêvez pas trop : le mouton à 5 pattes n’existe pas (quoique, certains l'auraient trouvé sur LinkedIn !). Cela ne veut pas non plus dire que vous allez recruter le premier venu parce qu’il vous faut quelqu’un. Au contraire ! Soyez exigeant, mais sur les points cruciaux uniquement. Vous pouvez donc définir 2-3 points que votre candidat doit absolument posséder. Il doit négocier toute la journée en italien ? La maîtrise de l'italien est donc cruciale, pas d'impasse possible là-dessus. Votre recrue aura juste de temps en temps à renseigner une feuille Excel déjà pré-remplie, la sauvegarder et la transmettre au service comptabilité ? Inutile qu’il soit un as d’Excel. Penchez-vous sur la question du diplôme : on a l’habitude en France de raisonner « diplôme = compétence », or on sait aujourd’hui que cela ne fait pas tout. Vous pensez qu’un bon commercial sort forcément d’une grande Ecole de Commerce ? Ouvrez votre esprit aux autres candidats, y compris les parcours atypiques ne rentrant pas dans les cases : vous pourriez avoir de (très) bonnes surprises. Et honnêtement, est-ce que vous avez véritablement besoin d’un diplômé Bac+5 d’Ecole de Commerce pour vendre des téléviseurs dans votre magasin d’électroménager ?  

4) Allez chercher directement vos candidats

En recrutement, on peut fonctionner de deux façons : faire du « post and pray », je poste une annonce et j’attends que les candidats viennent. Ou devenir un peu plus actif, et partir à la recherche du candidat idéal, en faisant du « sourcing ». Vous pouvez toujours continuer de poster une annonce, par contre évaluez sa pertinence. Vous aurez les candidats que vous méritez. Si vous marquez le blabla habituel "Entreprise leader de son marché..." vous aurez les candidats habituels, et si vous lisez cet article c'est que vous souhaitez avoir de meilleurs candidats. Travaillez vos annonces ! Le sourcing permet : De gagner en temps : le délai d’un recrutement est considérablement réduit en mobilisant le sourcing (15% plus rapide en moyenne). De gagner en pertinence : vous sélectionnez directement vos candidats, qui des fois ne le sont peut-être même pas encore s’ils sont en poste (4 fois plus efficace). Le sourcing est un pan entier du recrutement, un art en soi. On ne peut pas vous donner un cours entier ici, mais vous pouvez quand même faire quelques petites choses pour optimiser vos recrutements. Essayez d’identifier où vous pouvez trouver vos candidats : sur les réseaux sociaux, sur un forum internet, dans des associations, des entreprises ? Puis travaillez votre façon de les approcher : leur proposer une « nouvelle opportunité professionnelle » ne suffira pas à les séduire, surtout s’ils sont souvent approchés. Utilisez les apports du marketing : mettez-vous à la place de votre candidat : Où est-il, que veut-il, que ne veut-il pas… ? Cela vous donnera des pistes pour commencer à chercher et à engager la conversation.    

5) Focalisez-vous sur les soft skills (le fameux savoir-être)

On embauche sur des compétences mais on licencie sur des comportements. Quitte à faire des choix, faites celui-ci : privilégiez quelqu’un qui a le profil en termes de « soft skills » c’est-à-dire de personnalité et motivations (ou encore savoir-être) qui correspond au poste... Plutôt que quelqu’un qui a toutes les compétences mais qui ne colle pas en termes de soft skills. Car les compétences peuvent s’acquérir, mais n’imaginez pas pouvoir changer la personnalité de quelqu’un ! Ces aspects-là peuvent paraître assez difficiles à évaluer car ils touchent à l’humain, mais avec de bons outils (et un bon conseil !) vous pouvez plus facilement les appréhender. Le but étant de savoir comment fonctionne la personne en amont, afin de pouvoir évaluer la concordance avec ce que vous avez à proposer, mais aussi de pouvoir « prédire » ses comportements, et de ne pas avoir de surprises une fois la personne en poste.  

6) Remettez en cause vos outils d’évaluation

La fameuse phrase "On a toujours fait comme ça" est peut-être responsable du fait que vous n'arrivez pas à optimiser vos recrutements. Penchez-vous sur vos outils pour évaluer vos candidats : tests, contrôles de référence… Instinct (celui-ci fait l’objet du point d’après) ? Et posez-vous la question : qu’est-ce qu’ils évaluent ? Si vous utilisez un test évaluant l’extraversion qui sort de Psychologies Magazine, attention à sa validité : il n’évalue peut-être pas du tout l’extraversion ! Promis, on vous fera un article complet sur la psychométrie, cette science qui permet d’avoir un test fiable qui évalue bien ce qu’il est censé évaluer, et pas autre chose. Si vous faites du contrôle de référence, pareil. Si vous posez la question « Alors, il était comment avec ses équipes ? » à un membre de l'ancienne équipe du candidat, vous pouvez tout à fait tomber sur quelqu’un qui va vous enjoliver la situation s’ils s’entendaient bien, ou tout le contraire si les relations entre eux étaient tendues. Et vous pouvez aussi tomber sur quelqu’un qui a travaillé seulement un jour avec la personne… Quid de la pertinence de la démarche ? Et gardez à l’esprit que vous devez avoir l’accord du candidat pour faire un contrôle de références. C’est dans le Code du Travail (articles L 1221-8 et 1221-9). A méditer : si le candidat vous donne des coordonnées, cela risque tout de suite de biaiser les données que vous allez obtenir... Le candidat ne vous donnera certainement pas le nom de quelqu'un qui parlerait en mal de lui !  

7) Laissez votre instinct de côté

Au risque de casser un mythe, l’instinct est votre pire ennemi. Pourquoi ? Parce qu’il fait en permanence appel à des choses que vous avez vues, entendues, vécues, pour reproduire les mêmes schémas. Exemple : vous courez sur de la gadoue, vous glissez, vous tombez et vous vous faites mal. La prochaine fois que vous courrez, vous ferez attention s’il y a de la gadoue. Ou vous éviterez de courir par temps humide, c’est légitime. Sauf que des fois, l’instinct nous pousse à faire des rapprochements qui n’ont pas lieu d’être et qui ne sont pas légitimes. Comme de la discrimination. Vous rencontrez une femme qui a la trentaine, qui vous dit qu’elle va se marier, vous pensez immédiatement qu’elle voudra des enfants par la suite. Sauf que si ça se trouve, ce n’est pas le cas : vous n’en savez rien ! Nous faisons des raccourcis qui nous amènent à nous faire avoir par des biais, et qui viennent fausser notre jugement. Donc si vous rencontrez un candidat avec la main moite, ce n’est pas forcément parce qu’il est stressé et qu’il ne sait pas gérer. Il vient peut-être de serrer la main de votre collègue qui lui a transmis sa « moiteur »... Car il sortait des toilettes et venait de se laver les mains, et ne les avaient pas bien séchées ! Laissez donc votre instinct de côté. Oubliez les phrases du style « Lui, je ne le sens pas » qui ne veulent rien dire et posez-vous plutôt la question : « qu’est-ce qui peut me prouver que la personne est adaptée ou pas au poste et au profil que je recherche ? » (autre que cette fausse mauvaise / bonne impression que j'ai).  

8) Répondez à tous vos candidats

Cessez de penser que vous avez tous les droits : le recruteur a autant besoin des candidats que les candidats des recruteurs. Appliquez la règle du : « ne pas faire aux autres ce que je ne voudrais pas que l’on me fasse ». L’absence de réponse aux candidats leur donne une image négative de votre entreprise. Et leur donne envie de diffuser cette mauvaise image de votre société à d’autres candidats. Qui du coup ne voudront pas postuler chez vous car ils se diront : « s’ils me traitent de la sorte dès le recrutement, qu’est-ce que ce sera une fois en poste ? ». Quand bien même vous traiteriez très bien tous vos salariés, le mal est fait. Ce serait comme un service après-vente qui ne répond pas aux clients. Concrètement : vous recevez énormément de candidatures ? Trouvez un moyen de répondre à chacun. Des logiciels peuvent le faire, et un simple e-mail de refus automatisé, même si ce n'est pas parfait c’est toujours ça. Cela évite au candidat d’attendre indéfiniment une réponse. La réponse aux candidats suite à un entretien est encore plus importante. Vous recevez une personne qui prend le temps de vous parler de sa carrière et de ses aspirations, vous lui devez a minima une réponse personnalisée sur les raisons du refus. Lui dire précisément pourquoi elle n’a pas été retenue : compétences insuffisantes, motivations pas en adéquation avec le poste, prétentions salariales trop élevées… Vous n’êtes pas à l’aise avec les réponses négatives ? Cela fait pourtant partie du recrutement. Si vous recevez 30 candidatures pour 1 poste, cela fera toujours 29 réponses négatives à donner… En amont, préparez les arguments du refus : cela vous permettra d’être plus à l’aise et le candidat comprendra bien pourquoi la collaboration ne peut pas se mettre en place sur ce poste-là.    

9) Organisez votre processus de recrutement

Même si vous n’avez pas le budget pour vous doter d’outils performants de gestion du recrutement, vous pouvez quand même organiser un minimum les choses. Déterminez qui et comment vous recevez les candidatures : fini les doublons, où vous en recevez une partie sur votre boite mail, une autre partie via votre site Internet et une dernière sur la boîte mail du stagiaire… Ne vous leurrez pas, vous recevrez toujours des candidatures par la poste. Mais évitez dans votre annonce de marquer : « Candidature par mail ou par courrier ». Choisissez un canal de réception pour pouvoir mieux les centraliser et éviter de passer à côté de la perle rare. Définissez une trame pour vos entretiens de recrutement. Beaucoup le font au feeling, et on vous renvoie au point n°7 de l’article : attention au feeling ! L'utilité de l'entretien est quasiment réduite à néant s'il n'est pas un minimum structuré. Un entretien de recrutement a plusieurs phases, certaines questions sont plus pertinentes que d’autres, alors penchez-vous sur cette question. Faites évoluer votre trame au fur et à mesure de vos entretiens si vous ne trouvez pas la bonne dès le début (même si l'idéal reste de bien y arriver du premier coup !). Attention tout de même à ce que l’entretien ne se transforme pas en interrogatoire qui casserait la dynamique de l’entretien... Une trame doit uniquement vous servir de guide pour les grandes étapes, pas de script pour enchaîner les questions les unes après les autres. Au sein de l’entreprise, déterminez aussi qui fait quoi : qui réceptionne les candidatures, qui les traite, qui se charge de prendre les rendez-vous avec les candidats, de notifier les refus, de faire passer les entretiens… Si tout le monde fait tout en même temps, vous vous retrouverez vite à avoir des doublons ou des oublis. Et donc votre recrutement en pâtira.  

10) Externalisez ou formez-vous au recrutement

Si vous ne maîtrisez pas le recrutement, vous allez forcément faire des erreurs et les erreurs coûtent très vite cher. Si vous êtes une petite structure, vous pouvez externaliser le recrutement auprès d’un cabinet, et ça ne coûte pas forcément très cher. Par contre vous gagnerez en performance, c’est sûr. A plus grande échelle, formez-vous si cela n’a pas été le cas au préalable. L'évènement #TruParis, la "non-conférence sur le recrutement" a eu lieu en juin dernier à Paris et a rassemblé plusieurs centaines de recruteurs. La question "qui parmi vous a été formé(e) au recrutement ?" a été posée à un groupe d'environ 50 recruteurs. Seuls quelques-uns ont levé la main ! Même si beaucoup de recruteurs ont appris le travail sur le terrain, des formations existent. Privilégiez aussi l'échange avec d'autres recruteurs pour progresser : les communautés sur les réseaux sociaux sont bien présentes ! Et certains évènements sont organisés pour vous permettre de rencontrer d'autres professionnels et d'aborder ensemble vos problématiques.    

11) Si vous n'aimez pas le recrutement, n'en faites pas.

Peut-être la chose la plus difficile à faire au final, mais ça aussi vous pouvez le faire maintenant. On a toujours le choix, et les gens qui vous disent le contraire font le choix de croire qu'ils n'ont pas le choix. Le recrutement ne vous plaît pas ? Vous allez au travail avec la boule au ventre ? Vous trouvez que faire passer des entretiens c'est ennuyeux ? Changez de travail, ce n'est pas fait pour vous et ce n'est pas grave. Cela signifie que vous pouvez trouver votre bonheur ailleurs ! Tentez une autre expérience. On est bon que dans ce que l'on aime : trouvez votre successeur ou confiez la mission à un cabinet, et assurez-vous qu'il a une véritable passion pour le recrutement. En faisant ça, vous améliorerez de façon significative les recrutements pour votre entreprise. Jackpot assuré !  

"Si tu veux changer le monde commence par toi-même." - Gandhi