Bien préparer sa rentrée, pour les recrutés et les recruteurs !

Et oui, elle approche à grands pas ! Après un été heureux, ou pluvieux, ou les deux, vous vous préparez sans doute à cet événement : La Rentrée (avec un grand R). Que vous profitiez de vos derniers jours de congés ou que vous soyez à plein régime au bureau, en poste depuis dix ans ou futur(e) salarié(e), la rentrée vous concerne forcément car elle est synonyme de reprise générale : les projets reprennent, de nouveaux s’élaborent, et on reprend contact avec de multiples personnes (même celles qu’on aime moins). 

Pour le meilleur comme pour le pire, la rentrée est inévitable, et en tant que psychologues du travail & recruteuses nous avons une pensée spéciale pour toutes les nouvelles recrues qui prendront leurs fonctions dès septembre. 

L'intégration

L’intégration d’une nouvelle personne est un événement à part entière qui mérite un peu d’attention. Pourquoi ? Car il y a des attentes et des appréhensions de plusieurs côtés : 

• La recrue : elle se questionne sur sa prise de poste, l’ambiance avec ses collègues et ses supérieurs, sa relation aux clients, ses futures performances, et aussi sur le goût du café ("Pourvu qu’il soit bon s’il vous plaît"). 
• L’équipe : elle a hâte de découvrir le nouveau collègue, voir s’il va être sympa et opérationnel de suite, s’il va réussir à gérer ses dossiers, s’il va faire mieux ou aussi bien que son prédécesseur (et oui, on fait tous des comparaisons...), et même s’il sera plutôt team thé ou café.
• Le manager : il se demande si la personne qu’il a embauchée est la bonne, si elle sera en capacité de relever les challenges, s’adaptera bien à l’équipe, et surtout si les deux parties valideront la période d’essai ! 

Pour faire simple, chacun place des attentes dans l’autre, s’imagine la personne et le contexte de travail en fonction des informations reçues. Et encore, là on fait simple car les acteurs sont infinis : on pourrait ajouter la clientèle, les fournisseurs… Tous ces acteurs font partie intégrante des situations de travail.  Les idées que chacun se fait sur la prise de poste sont hypothétiques, relatives au champ de l’imaginaire, même si vous avez quelques données concrètes. Par conséquent, aucun des scénarios que vous avez pu imaginer ne se dérouleront comme prévu dans le feu de l’action !

(On vous spoile : il y aura des bonnes et des mauvaises surprises des deux côtés.)

Donc, si vous rencontrez des difficultés dans les premiers temps de la prise de poste, c’est tout à fait normal ! C’est ce qu’on appelle le temps d’adaptation. Il est impossible que la personne colle à 100% au profil défini ou bien qu’elle adopte les mêmes comportements et réflexes que son prédécesseur. Alors, comment avancer dans ce flou ? Nous avons quelques clefs de lecture pour vous ! 

Aux nouvelles recrues : 

Il est rare que vous trouviez les mêmes avantages et le même confort de travail sur votre nouveau poste que sur l’ancien, ou sur le poste idéal que vous aviez envisagé. Auparavant, vous aviez un fonctionnement qui vous convenait :

• horaires aménagés,
• jours de télétravail,
• bureau à vous ou espace de coworking,
• degré d’autonomie octroyé par le supérieur,
• maîtrise de votre organisation de travail, etc.

Et là, vous vous retrouvez dans un nouveau système avec des règles différentes : vous n’avez peut-être plus la possibilité de télétravailler le vendredi, mais les horaires sont plus souples et vous passez moins de temps dans les trajets ! Il s’agit donc de s’habituer à un nouveau fonctionnement. Les avantages et inconvénients des situations de travail seront toujours différents d’une entreprise à une autre. 

Concernant le cœur de vos missions, elles seront également différentes : vous ferez peut-être face à des situations qui nécessitent de s’adapter à de nouveaux outils de travail, de développer de nouvelles compétences (alors même que l’intitulé de poste est le même) ou d’adopter un style de communication différent. A votre ancien poste vous aviez un ordre défini d’actions à suivre pour constituer un dossier, et vous étiez LE ou LA référent(e) sur un domaine en particulier. Là, vous découvrirez de nouvelles procédures et n’aurez sûrement pas la réponse à toutes les questions, ce qui est normal : vous apprendrez. Alors faites-vous confiance, l’essentiel est de pouvoir mobiliser vos compétences déjà acquises pour mieux apprendre.

Il y a toujours un décalage entre ce qui vous est demandé de faire et ce que vous faites (ou ne faites pas) pour y arriver. Ce processus est présent chez tout être humain, et en psychologie du travail, c’est ce qu’on appelle l’écart entre le prescrit et le réel (concept introduit par Jean LEPLAT et Jean-Michel HOC en 1983 dans l’analyse de l’activité). La preuve par l’exemple :

• Rappelez-vous vos dossiers d’études : pourquoi, alors même que le professeur avait donné la même consigne à toute la promotion, certains ne respectaient pas les codes de mise en page du dossier à rendre ? 

Dans le monde du travail, nous retrouvons un processus similaire : à consigne égale, deux mêmes travailleurs ne retiennent pas les mêmes informations, ne procèdent pas de la même manière, etc. Tout cela car nous plaçons un peu de “nous” dans les situations de travail : ce que l’on appelle la subjectivité.

Aux collègues de travail :

Accueillir une nouvelle personne dans votre équipe a aussi des conséquences pour vous. Vous vous demandez si vous allez bien vous entendre avec cette personne, si le “feeling”, la manière de ressentir une situation, va bien passer. Deux aspects entrent en compte dans le feeling : l’affect personnel et le fit professionnel. 

• L’affect personnel concerne ce que vous éprouvez pour cette personne (on ne parle pas d’amour rassurez-vous). Au gré de vos premières conversations, vous voyez si vous exercez les mêmes activités, partagez des passions et des centres d’intérêts communs, et si vous avez le même type d’humour. Vous jugez également de la qualité de vos échanges, de façon inconsciente parfois : sont-ils intéressants ? En fonction de ces données, vous développez des affects positifs ou négatifs envers cette personne. 
• Le fit professionnel concerne votre relation à votre collègue dans le cadre des tâches de travail : si l'autre s’organise comme vous, est réactif à vos sollicitations, vous apporte les réponses à vos questions, effectue les tâches assignées. Vous allez (ou non) développer une certaine confiance, vous saurez si vous pouvez compter sur cette personne ou si cela mettra plus temps pour s'établir. En effet, le temps que vous allez mettre pour accorder vos violons est assez variable... Certaines relations seront instantanément harmonieuses, et d’autres mettront un peu plus de temps ! Et même si cela ne fonctionne pas, rassurez-vous : on ne peut pas s’entendre avec tout le monde.

Et si ça n’accroche pas entre la recrue et un(e) collègue ? 

De manière générale, si votre relation à votre collègue ou à votre nouvelle équipe n’est pas fructueuse, il faut vous interroger sur ce qui fait obstacle : est-ce du domaine de l’affect ou des activités de travail ? Si le conflit provient d’affects qui ne passent pas entre vous, réfléchissez à comment vous en détacher et vous concentrer purement sur le cœur du travail et de la coopération. Si l’affect vient engendrer des problèmes sur les activités, dans ce cas, analysez les activités restreintes par les difficultés et envisagez les solutions pour passer outre : 

• Parlez ouvertement des points de conflit avec la personne, restez factuels et proposez des solutions pour remédier au problème
• Définissez un protocole d’interaction : si je fais A, cela entraîne B et tu fais C
• Acceptez que vous ayez des différends, que votre relation sera peut-être purement professionnelle
• Acceptez les défauts de l’autre et reconnaissez ses points forts : personne n’est parfait mais tout le monde a des qualités !
• Acceptez que vous puissiez vous aussi avoir des défauts : les défauts sont les ombres de nos qualités.

Dans un conflit, le plus grand risque se trouve dans l’absence de communication. Pourquoi ? Car chacune des deux parties s’enferme dans sa vision de la situation, au risque de mésinterpréter chaque nouveau fait et geste de la personne en face. Vos interprétations s’éloignent alors du véritable sens que l’autre donne à ses actions, et le conflit s’ancre encore plus. D'où l'importance de se parler - et de le rappeler !

Aux managers :

Vous êtes concernés aussi, à la différence que vous entretenez un lien hiérarchique avec votre nouvelle recrue. Quel que soit votre mode de management, votre statut vous confère un certain “pouvoir” et votre recrue y place des attentes, car vous avez un droit de regard sur ses activités et vous êtes décisionnaire sur de nombreux aspects. Vous pouvez en effet :

• Demander des comptes-rendus sur ses activités
• Décider de ses missions
• Valider (ou non) ses congés
• Rémunérer des heures supplémentaires
• Apporter votre aide et votre expertise sur des dossiers
• Soutenir et avertir
• Faire monter en compétence, accorder un degré de confiance

Mais vous pouvez aussi évaluer la performance, et même parfois  attribuer des primes ou des promotions. 

Pour toutes ces raisons, et en fonction des précédentes relations de votre recrue avec ses anciens managers, de sa personnalité et des premiers éléments que vous allez lui montrer de vous, elle va vous percevoir : 

• Soit comme un manager proche de ses équipes, supporteur, empathique, qui fait passer l'humain avant le reste 
• Soit comme un manager avec lequel il faut conserver une distance affective, qui pousse à la compétition et qui est orienté résultats.

De votre côté, vous placez des attentes dans le comportement de votre nouvelle recrue : 

• Si vous souhaitez que la personne ait une totale confiance en vous, exprime ses émotions et se confie sur les difficultés rencontrées : un comportement froid vous interrogera sur votre bonne relation et sur la bonne adaptation de la personne à son poste. 
• Si vous attendez de vos équipes de l’autonomie et de la distance : vous vous questionnerez sur les capacités de la personne si elle cherche le contact et l’échange régulier avec vous au lieu d'essayer d'atteindre ses objectifs. 

Vous voyez donc les écarts qu’il peut y avoir entre les attentes des uns et des autres. En les identifiant, vous adaptez mutuellement votre mode de relation. On vous l’a dit plus haut, et on le répète : la communication est primordiale dans toute relation, même de travail ! Voici un exemple concret : 

Marie manage Jean, sa nouvelle recrue. Marie demande à Jean de mener une enquête de satisfaction auprès de leurs clients. Quatre cas de configuration sont possibles : 

Nous avons bien entendu simplifié les choses, mais vous voyez combien il est important de bien définir et communiquer les attentes des uns et des autres.

Et si ça n’accroche pas entre la recrue et le/la manager ? 

Comme dans la relation aux collègues, la relation du manager à son membre d’équipe nécessite un temps de découverte de l’autre, et des ajustements. Ici, la nuance est que le manager a pour rôle d'être garant d’une relation fonctionnelle avec chaque membre de son équipe. Pour autant, chacun a son rôle à jouer, évidemment :) S’il y a un inconfort ou un conflit, il est tout aussi important d’en parler et d'identifier les pistes d’amélioration.

Astuce : pour trouver un point d’accord sur un conflit, il faut commencer par reconnaître le conflit ("nous sommes d'accord sur le fait que nous ne sommes pas d'accord"), et accepter que les deux parties ne partagent pas le même point de vue. Si vous parlez du conflit, vous pouvez énoncer les faits qui se sont déroulés, et exprimer vos ressentis : 

• “Je me suis senti remis en cause quand tu m’as détaillé exactement tout ce qu’il fallait faire, alors que je savais quoi faire”
• “J’ai eu l’impression que je n’avais pas ta confiance”

En revanche, n’inférez pas d’émotions à l’autre (“Toi tu as besoin de tout contrôler”, “Toi tu veux que tout soit fait comme toi tu l’entends”) car on ne sait pas forcément ce que l’autre ressent !

La période d’essai 

La période d’essai est un temps qui vous permet, nouvelle recrue comme employeur, de vous assurer que tout correspond bien : les attentes de chacun, les compétences de la recrue, les missions, l’encadrement du manager... C’est un temps d’appréciation précieux car il permet de réaliser des ajustements sans pression si le contrat devait s’arrêter. Le temps de cette période d’essai varie selon les fonctions occupées et peut être renouvelé.

Bien évidemment, le temps d’adaptation à ce nouvel environnement n’est pas systématiquement synchronisé à la période d’essai, vous pouvez mettre plus ou moins de temps à prendre vos marques, ou bien les premières frictions peuvent apparaître quelques temps après la validation de la période d’essai. Les raisons sont multiples ! A La Boîte à Talents, nous accompagnons les employeurs et les recrues au cours de cette période, pour vous conseiller et vous permettre de mettre en place une relation de travail fructueuse :)

Maintenant que vous êtes parés, nous vous souhaitons une excellente rentrée !

Nous remercions Mélanie GENDRON, étudiante en Master de Psychologie du travail / Ergonomie Cognitive et Chargée de recrutement / Consultante RH au sein du cabinet pour la rédaction de cet article !